simplificar a rotina do consultório

Com a correria e os compromissos do dia a dia, praticidade virou palavra de ordem. E isso vale para todos os aspectos da vida – do pessoal ao profissional. Melhorar processos, otimizar tarefas e principalmente poupar tempo estão hoje no topo das prioridades de empresas dos mais diversos ramos. E na área médica, que precisa oferecer cada vez mais facilidades para os pacientes, não é diferente. Mas ao contrário do que pode parecer, simplificar a rotina do consultório com poucos passos se tornou fácil com a ajuda da tecnologia. E pode apostar: trata-se de um caminho sem volta.

Além disso, otimizar o dia a dia de um consultório é uma medida que traz ganhos para todos os envolvidos – médicos, pacientes, funcionários, fornecedores e prestadores de serviço. E muitas vezes pequenas mudanças são capazes de provocar impactos significativos. Melhor ainda se esses ajustes puderem ser feito com pouquíssimo esforço.

Para começar, é importante identificar gargalos. Por mais que eles não sejam evidentes, tenha certeza de que eles existem e podem ser melhorados. Ouça seus pacientes e colaboradores, pergunte o que pode ser mudado ou melhorado e que obstáculos eles enfrentam. Afinal, nada melhor do que ouvir seus usuários relatarem suas próprias experiências.

simplificar a rotina do consultório

De forma geral, processos comuns a todos os consultórios podem ser otimizados. E a efetividade dessas melhoras pode lhe surpreender. Basta dizer que algumas das tarefas que mais demandam tempo e envolvem trabalho desnecessário podem simplesmente ser automatizadas. Além da agilidade, isso ainda reduz a ocorrência de erros e funciona como um efeito cascata, otimizando toda a dinâmica do consultório.

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Como simplificar a rotina do consultório de um jeito descomplicado e rápido

Vamos então à prática. A seguir, listamos 6 dicas básicas que são capazes de simplificar a rotina do consultório sem demandar muito trabalho. E o melhor: com aplicação e resultados imediatos.

simplificar a rotina do consultório

Automatize os agendamentos de consultas

A experiência no momento da marcação da consulta pode ser determinante para a decisão dos seus pacientes em escolherem os seus serviços. Por isso, contar com uma plataforma que permita agendamentos via internet, sem a necessidade de uma ligação telefônica, é o primeiro grande passo para simplificar a rotina do consultório e, de quebra, oferecer mais praticidade à sua clientela.

Mas os ganhos vão além: com todos os horários organizados no sistema, sua agenda está sempre atualizada em tempo real e organizada. Outra vantagem oferecida por um sistema eficiente é a confirmação automática das consultas. Desta forma, seus pacientes recebem um e-mail, SMS ou alerta em aplicativos de mensagem. Para ser lembrado do dia a horário da consulta, podendo confirmar o comparecimento clicando em um link ou botão.

Ambas as funcionalidades podem ser adotadas na rotina do consultório a partir de uma simples configuração no seu sistema, que passa a disponibilizar um link no qual os agendamentos são feito de forma autônoma pelos pacientes, economizando tempo e trabalho da sua equipe.

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Aproveite ao máximo as ferramentas de gestão

Fazer um gerenciamento eficaz de todos os seus recursos vai muito além de simplificar a rotina do consultório. Uma gestão administrativa e financeira cuidadosa é também indispensável no sucesso de um médico e da sua clínica ou consultório. E todo esse processo pode ser apoiado por ferramentas simples de operar que conseguem automatizar processos normalmente complexos.

Por isso, além de tornarem o dia a dia mais prático, elas também poupam horas que normalmente seriam gastas na elaboração manual de gráficos e planilhas. Com todas essas informações geradas automaticamente, a gestão se torna muito mais simples e transparente. Assim, fica mais fácil identificar problemas e oportunidades e os seus recursos passam a ser aproveitados da melhor forma. Na prática, isso se traduz em melhores resultados com muito menos trabalho.

Monitore sua sala de espera

Uma das funcionalidades mais inovadoras trazidas pela tecnologia para os consultórios é a possibilidade de monitorar virtualmente a sala de espera da clínica ou do consultório. Graça a ela, o médico pode acompanhar, em tempo real, os pacientes que estão aguardando e já acessar seus prontuários.

Ela também informa por quanto tempo eles permanecem esperando pela consulta e calcula o tempo médio em que eles ficam no local. Isso é essencial para ajudar a identificar necessidades de ajustes no agendamento. A partir desses dados, pode-se ajustar o intervalo de consultas e assim minimizar o tempo de permanência dos pacientes antes do atendimento.

simplificar a rotina do consultório

Use todos os recursos do prontuário eletrônico

Acessar as informações completas dos pacientes de forma rápida e fácil é uma das maiores facilidades com a qual os médicos podem contar no dia a dia. Além de abolir as fichas em papel, o prontuário eletrônico permite o armazenamento de uma grade quantidade de dados, desde o histórico médico até resultados de exames de imagem e prescrições, que podem facilmente ser repetidas quando necessário sem um novo preenchimento.

A possibilidade de personalizar a aparência, a disposição e os campos do prontuário é outro grande diferencial para simplificar a rotina do consultório. Graças a essa funcionalidade, o médico escolhe a melhor forma de manter esses dados de acordo com suas necessidades.

Assim, tanto o preenchimento quanto a visualização das informações se tornam mais ágeis. Outro fator essencial é contar com as garantias do prontuário eletrônico com relação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e suas exigências para o tratamento de informações pessoais dos pacientes. Desta forma, você de despreocupa com mais essa formalidade e pode dedicar seu tempo inteiramente a oferecer um serviço de excelência.

Torne sua comunicação com os pacientes muito mais fácil

Com a ajuda de alguns cliques, é possível programar o envio de conteúdos variados para os seus pacientes. E ainda de forma personalizada. Com a ajuda do software de gestão, o médico pode, ainda durante a consulta, adicionar um marcador no paciente. A partir desse momento, ele passa a fazer parte de listas de destinatários de e-mails segmentadas por temas. Graças a ferramentas criadas para usar múltiplos canais de comunicação, o disparo automatizado de mensagens pode ser incorporado na sua rotina sem dificuldades.

Elas podem abordar detalhes sobre algum tratamento ao qual ele já se submeteu ou falar sobre algum tratamento complementar. Mensagens em datas especiais, felicitações na data de aniversário, newsletters e conteúdos para divulgação da clínica ou consultório também fazem parte desta lista quase interminável para melhorar e aproximar a comunicação com a sua clientela. E tudo feito de forma automática e fácil de configurar.

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Simplifique e melhore o acompanhamento após procedimentos

Entre as funcionalidades de uma plataforma voltada para a rotina de uma clínica, estão também opções avançadas para melhorar e aproximar o contato com seu público. É o caso de conteúdos prontos para uso formulados por especialistas para ajudar no acompanhamento dos seus pacientes após procedimentos. Para facilitar o seu dia a dia, eles são disponibilizados sob a forma de pacotes pré-formatados para auxiliar em um seguimento mais próximo e humano após a realização de procedimentos.

Essas e muitas outras funcionalidades capazes de otimizar e simplificar a rotina de consultórios fazem parte da solução integrada oferecida pela Gestão DS. Nosso sistema foi inteiramente desenhado para atender às necessidades de clínicas e consultórios em 360°. Tudo de forma simples e prática, com o suporte da expertise do nosso time que trabalha focado no seu crescimento e desenvolvimento.

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