transição para o prontuário eletrônico

Chegou enfim a hora tão esperada de aproveitar todas as vantagens da tecnologia para armazenar os dados dos seus pacientes! Melhor ainda: é o momento de se despedir definitivamente daquele velho arquivo cheio de fichas que precisava ser vasculhado a cada consulta. Mas antes de usufruir dessa novidade que vai otimizar toda a sua rotina, ainda há uma etapa importantíssima a ser cumprida. É o momento de fazer a transição para o prontuário eletrônico e abandonar de uma vez por todas as anotações à mão durante os atendimentos.

Ao mesmo tempo em que essa migração causa uma empolgação natural, ela também provoca uma certa preocupação. Afinal, como transferir tantas informações armazenadas nos prontuários em papel para o sistema digital? Minha equipe vai conseguir fazer isso sozinha? Quais os cuidados necessários? Como garantir que os dados dos pacientes estarão disponíveis na hora das consultas?

Para ajudar nessa etapa de transição para o prontuário eletrônico no consultório, listamos as 4 principais dicas para tornar esse processo mais simples e fluido. Com a ajuda delas, essa etapa de transferência dos dados vai andar de forma tranquila e prática, garantindo segurança e comodidade tanto para médicos quanto para pacientes.

Primeiros passos na transição para o prontuário eletrônico

Antes de tudo, tenha em mente que a transição para o prontuário eletrônico precisa ser feita de forma gradativa. Claro que você já vai começar a aproveitar o novo sistema de imediato, mas é importante saber que a migração total dos dados para o meio digital demanda um período de adaptação para a transferência de todas as informações.

1 – Escolha um software seguro e que atenda às suas necessidades

Essa é uma etapa primordial na transição para o prontuário eletrônico. Por isso, é importantíssimo pesquisar com muito cuidado as opções no mercado. Alguns itens que precisam ser levados em consideração são:

  • Possibilidade de personalização de acordo com suas demandas
  • Garantia de segurança
  • Controle de acesso
  • Adequação à Lei Geral de Proteção de Dados
  • Protocolos de segurança contra o vazamento de dados
  • Suporte a vários tipos de arquivo (para o armazenamento de exames)
  • Integração com uma plataforma de prescrição eletrônica
  • Suporte eficiente para tirar dúvidas e resolver problemas rapidamente

A opção por uma empresa especializada na área pode fazer toda a diferença na sua experiência de migrar do prontuário em papel para o digital. A começar pelo cuidado na implantação do sistema e pelo acompanhamento neste momento de mudança.

No médio e longo prazo, contar com uma equipe com expertise para lidar com as várias facetas da gestão de uma clínica ou consultório também pode ser determinante. Isso vai garantir que todas as suas necessidades sejam atendidas e que o sistema vai oferecer atualizações permanentes com o objetivo de oferecer sempre a melhor solução.

Para além de todas as funcionalidades que vão garantir a eficiência do prontuário eletrônico, um ponto fundamental é a segurança do armazenamento dessas informações sensíveis. Por esse motivo, escolher um software que ofereça o que há de mais atual na área de proteção de dados é a única forma de se cercar de todos os cuidados para evitar problemas sérios no futuro.

Leia mais:

LGPD no consultório: como o Gestão DS cuida dos seus dados
Descubra como a personalização do prontuário eletrônico pode melhorar sua rotina
6 funcionalidades que um sistema de prontuário eletrônico precisa oferecer

2 – Planeje a transição para o prontuário eletrônico

A dinâmica de uma clínica ou consultório demanda que a mudança na forma de armazenar os prontuários seja feita de forma lenta e contínua. O mais provável é que essa tarefa se torne rotineira ao longo de alguns meses até que a migração esteja 100% concluída.

Por isso, é essencial que se trace um plano simples para estabelecer como isso vai ser feito. O ideal é reservar alguns horários diariamente – no começo ou no fim do expediente – para transcrever os dados do papel para o sistema. Mas isso não precisa ser um trabalho cansativo nem consumir muitas horas do seu dia. Crie pequenas metas diárias e faça essa tarefa aos poucos.

Outra opção muito mais prática e rápida é escanear os prontuários em papel e adicioná-los como arquivos de imagem nos prontuários eletrônicos. E isso nem precisa ser feito de uma vez só.

Basta ter os documentos salvos em um local seguro (fazer uma backup deles é essencial para evitar perdas) e anexá-los quando o paciente comparecer para uma nova consulta. A partir daí, os novos dados já podem ser anotados no prontuário eletrônico, o que facilita muito o processo.

Leia mais:

Por que ter um prontuário eletrônico integrado
Por que é importante manter o cadastro atualizado dos pacientes
Como ter o controle de consultas na palma da mão

3 – Crie uma ordem de prioridade para os prontuários

Uma etapa preliminar que vai facilitar muito o processo de transição para o prontuário eletrônico é separar os prontuários antigos por ordem de prioridade. Comece identificando os prontuários de pacientes com consulta marcada para as próximas semanas, depois os que estão em acompanhamento e em seguida os que têm previsão de retorno.

Isso vai garantir que os dados deles estejam à mão no momento da consulta e que a mudança aconteça sem atropelos. Naturalmente, os pacientes menos assíduos e os que não se consultam há muito tempo ficarão no fim da fila.

Isso organiza melhor o trabalho de migração e cria agilidade e eficiência na transcrição das informações para o prontuário eletrônico. E também poupa trabalho desnecessário, pois no caso de pacientes eventuais que nunca retornarão, nem haverá necessidade de fazer a transferência dos dados. Nestes casos, porém, é preciso preservar o prontuário físico por 20 anos, contados a partir do último registro, por ordem da resolução 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina.

Leia mais:

Jornada do paciente: como criar a melhor experiência com pouco esforço
Como otimizar o atendimento no seu consultório com o Gestão DS
Aprenda a escolher o melhor software para consultório médico em 3 dicas

4 – Use as funcionalidades do prontuário eletrônico para facilitar essa transição

Algumas facilidades do prontuário eletrônico, como é o caso do preenchimento prévio de informações pelo próprio paciente, podem ser de grande valia para ajudar na sua rotina. Especialmente neste momento de transição, elas podem economizar muito tempo que seria gasto com tarefas meramente burocráticas, como o cadastro de novos pacientes.

Para otimizar seu tempo, use as funções do seu software de gestão para automatizar a marcação de consultas e o cadastramento de novos pacientes. Isso pode ser feito no ato do agendamento, sem que seja necessário mobilizar sua equipe. Também é possível coletar dados mais completos dos pacientes disponibilizando equipamentos com tablets na sala de espera.

Desta forma, eles mesmos podem preencher questionários que automaticamente vão abastecer o prontuário eletrônico com informações pessoais e de saúde, sem que o médico precise fazer isso. Além da economia de tempo, adotar essa rotina também ajuda a agilizar e a tornar mais práticas as consultas.

Quer aproveitar todas as funcionalidades de um sistema de gestão de clínicas e consultórios que cobre de ponta a ponta todas as suas necessidades? Além de funções administrativas, financeiras, de marketing e integrações com softwares que entregam uma série de facilidades, a Gestão DS também é expert em oferecer a melhor solução para prontuários eletrônicos. Tudo isso protegido pelos mais avançados sistemas de segurança e com backups automáticos para você só precisar se preocupar com o que mais importa: cuidar dos seus pacientes.

Newsletter GestãoDS

Semanalmente os melhores conteúdos para médicos empreendedores.
Hidden
LGPD*

Ao enviar seus dados você declara que concorda com a nossa Política de Privacidade.

Todos os direitos reservados | Suno Sistemas – CNPJ: 23.640.571/0001-96 | Política de Privacidade e Termos de Uso