Sabemos bem com a rotina de um profissional da área médica costuma ser atribulada. Atendimentos, acompanhamento de pacientes, muitas vezes plantões exaustivos, situações que exigem atenção especial, deslocamentos demorados, trânsito. E isso não é tudo. Frequentemente essa agenda sempre cheia precisa abrir espaço para uma demanda que costuma ser um empecilho no dia a dia de quem precisa dar conta de tantas atribuições comuns à atividade: a administração de uma clínica ou consultório e a criação de metas financeiras e de expansão para a empresa. 

Realmente, conciliar tantas tarefas não se trata de uma questão simples e, nessa conta, a prioridade sempre pende para o cuidado com os pacientes. Mas e a saúde financeira do seu negócio? Até pela formação acadêmica atual do médico, as habilidades desses profissionais na área de gestão geralmente são poucas. E, frente a tantas demandas gerenciais que uma empresa da área precisa lidar, muitas delas costumam ficar em segundo planos ou ser ignoradas.  

O resultado, claro, sempre vai aparecer, cedo ou tarde, sob a forma de perdas, má aplicação de recursos e oportunidades deixadas para trás. E como sabemos que nem você nem ninguém responsável pela administração de qualquer empresa gostaria de ver o negócio estagnado ou sem novas perspectivas de crescimento, elaboramos este guia para lhe ajudar a melhorar a gestão financeira da sua clínica ou consultório e criar metas financeiras de forma eficaz com medidas que podem ser implementadas de imediato e com repercussões visíveis em pouco tempo. Quer saber mais? Vem que a gente ensina nesse roteiro simples e fácil! 


Antes de tudo, faça um diagnóstico 


Lançar mão de meios para melhorar os resultados financeiros funciona mais ou menos como você cuida de um paciente. A primeira das providências é estabelecer um diagnóstico preciso da realidade. Mas, para isso, não basta olhar somente para o presente. É preciso avaliar com muita atenção o passado, para identificar pontos de fragilidade, tendências, sazonalidade e quaisquer outros fatores capazes de interferir no fluxo de clientes. E se você imediatamente pensou em uma pilha de papéis, notas ficais, planilhas e uma infinidade de contas, pode relaxar.  

Hoje em dia, a tecnologia permite que esse trabalho insano seja feito de forma automatizada, de forma surpreendentemente simples. E essa é uma das principais funcionalidades do sistema Gestão DS, que consegue englobar, de forma sinérgica, vários aspectos do funcionamento de uma clínica ou consultório, cuidando não apenas de marcações de consultas, gerenciamento de agendas e criação e manutenção de prontuários eletrônicos. Muito além disso a plataforma abrange também a administração financeira, os fluxos de caixa, a gestão de estoques e o controle completo de gastos. 

Por isso, para ter acesso a relatórios completos, basta estabelecer o período que se pretende avaliar que o próprio sistema trata de converter os muitos dados em planilhas, tabelas e gráficos de fácil interpretação. E é justamente com base neles que é possível criar o ponto de partida capaz de nortear o planejamento de metas financeiras para clínicas e consultórios, tudo com base em informações completas e fidedignas, tornando o processo muito mais confiável e assertivo. 

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Determine o que precisa mudar e estabeleça prazos 


De posse desses dados, é hora de avaliá-los de forma crítica. Onde estão os erros e como eles podem ser corrigidos? E tão importante quanto as falhas, são os acertos. Muitas vezes, processos que você não avaliava como tão satisfatórios se mostram eficazes a partir dessa análise e podem indicar caminhos de melhoria e de novas oportunidades. Mas o contrário também pode ocorrer. É comum acreditar, sem que restem dúvidas, que rotinas já consolidadas no consultório funcionam bem, quando na verdade uma observação mais cuidadosa mostra que aquela não é a melhor escolha para o negócio. 

Sabendo as alterações necessárias, que vão de horário de funcionamento a mudanças estruturais e readequação da equipe, trace os passos necessários e o tempo em que você pretende implementá-los. Como estamos falando de fatores muito variáveis, alguns deles, como a troca de marca de algum insumo, podem ser implementados de imediato. Outros, porém, como reformas e treinamento da equipe, podem demandar uma preparação prévia e dependem de uma previsão financeira bem planejada. 

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Mãos na massa: estabelecendo metas 


Com as adequações feitas ou devidamente planejadas, é hora de fazer projeções. E ao contrário do que muita gente pensa, não se trata de futurologia. Sabe aquelas informações iniciais, traçadas ainda na fase do diagnóstico da situação do negócio? São elas que vão servir de base para tudo o for traçado à frente. Nessa etapa, é necessário ser realista. Não adianta criar metas financeiras para o consultório se elas não são atingíveis. Também não se limite tomando como exemplo maus resultados. O importante é encarar isso como um processo gradativo. A partir do momento em que os resultados forem surgindo, eles automaticamente emprestam mais confiança para que se criem novas metas mais arrojadas, e assim sucessivamente.  

Já deu para notar que não se trata de um processo único que vai magicamente repercutir para sempre. Essa prática de analisar a realidade e a partir delas desenhar objetivos precisa se transformar em uma nova rotina. Cenários econômicos, agregação de novos profissionais, observação de novas oportunidades e novas frentes de atuação são só alguns dos muitos exemplos que vão exigir mudanças de rota para que seu faturamento seja otimizado. 

Para ajudar nessa tarefa, o Gestão DS, com sua ampla gama de planos, dispõe de ferramentas que ajudam na fidelização de antigos pacientes e na captação de novos, no acompanhamento automatizado de tratamentos e na identificação de novas oportunidades de negócio a partir dos anseios da sua clientela. Com elas, o estabelecimento de metas financeiras para o seu consultório fica muito mais prática e simples. Essas funcionalidades também ajudam num ponto essencial ao se falar no atingimento de metas: a mensuração de resultados, que vão nortear as novas decisões a serem tomadas e, por consequência, o planejamento de novos objetivos. 

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Motivando a equipe a abraçar as metas e colaborar com o sucesso


Já diz o ditado que andorinha só não faz verão. E quando falamos do alcance de metas, por menores que elas sejam, o trabalho engajado de um time é o primeiríssimo passo para que elas se tornem realidade. Por mais que você se esforce para isso, é humanamente impossível fazer esse trabalho multidisciplinar sem o apoio irrestrito dos seus colaboradores. E para que eles abracem a causa e realmente se motivem a bater metas, o que pode inicialmente gerar estranhamento em colaboradores habituados a outras fórmulas de trabalho, é imprescindível que todos estejam munidos de toda a informação necessária, desde o porquê da criação de determinada meta, passando pelos caminhos necessários para que ela seja alcançada, até as consequências do atingimento dela para a empresa. 

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Claro que, como ocorre em toda transição, o primeiro momento geralmente é de estranhamento pelas mudanças e de alguns desencontros pela nova rotina. Encare tudo isso como fases de um processo que, com o tempo, vai se tornar mais natural. Esclareça em detalhes quais metas dependem de determinadas pessoas, divida tarefas e crie novas funções, caso necessário. Mas sobretudo tenha paciência para aprender junto com eles e com os erros, que são parte quase obrigatória do aprendizado após mudanças grandes. 

Outro ponto fundamental é estar aberto a colaborações, afinal não há ninguém mais apropriado para opinar sobre determinado assunto que não a pessoa que lida diretamente com ele. Portanto, ouça e aceite sugestões, debata e acolha novas ideias, colocando seus colaboradores como partes integrantes das mudanças. Escutá-los periodicamente como forma de avaliar os novos processos também é fundamental para entender as novas dinâmicas e avaliar se é preciso trocar de rumo. Tudo isso pode ajudar muito tanto no período de transição quanto na consolidação das mudanças. 

Além do diálogo mais próximo e do entrosamento da equipe, também é essencial mantê-la motivada. Crie formas de reconhecimento e de premiação pelas metas devidamente atingidas, que nem sempre precisam ser recompensas monetárias. Esses bônus podem vir na forma de folgas, de elogios públicos, de um programa de bonificação, do oferecimento de ingressos para shows e cinema, e, claro, como compensações financeiras, como um salário adicional ou participação nos lucros e resultados. Seja criativo e, mais uma vez, ouça sugestões do time para entender o que eles mais desejam e valorizam. Isso é essencial para que eles se sintam de fato estimulados, assumam uma postura proativa e queiram de fato fazer a diferença, tanto no papel de colaboradores quanto como um time engajado, disposto a ajudar e a enfrentar desafios.  

Se esse conteúdo lhe ajudou a esclarecer dúvidas e vai contribuir para a melhoria da administração da sua clínica ou consultório, que tal então conhecer muitos outros conteúdos construídos com foco em ajudar a otimizar sua vida e seu negócio? No blog da Gestão DS, temos uma série de artigos cuidadosamente elaborados para auxiliar nessa tarefa ao mesmo tempo tão complexa e gratificante!

 

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