Gestão

Passo-a-passo: aprenda a fazer o planejamento estratégico do seu consultório

Com a ajuda de ferramentas simples, você consegue não só cuidar da administração rotineira do seu negócio, mas também se munir de informações para criar uma cultura da inovação e desenvolvimento permanentes

Passo-a-passo: aprenda a fazer o planejamento estratégico do seu consultório

Foram anos de estudo, dias e noites dedicados à formação acadêmica, plantões, residência, centenas de pacientes. A estrada é longa, mas depois de tanto esforço, finalmente você conseguiu montar o seu sonhado consultório, um lugar especial, cuidadosamente planejado para as suas necessidades e com tudo o que você e seus clientes têm direito. Para muitos médicos, esse é um dos grandes marcos da carreira.

Mas o que costuma ser motivo de celebração também pode se transformar em dor de cabeça para muitos profissionais cuja formação, extremamente focada na área de atuação, se sentem perdidos diante das muitas demandas exigidas na tarefa de gerenciar uma empresa. E não é para menos. Ao mesmo tempo em que é preciso prestar dedicação total aos pacientes, se manter atualizado e garantir um atendimento de excelência, também é necessário cuidar de forma minuciosa do planejamento estratégico do seu consultório.

Essa é uma etapa que pode parecer difícil, complexa e trabalhosa para quem não tem muita familiaridade com a área de gestão. De fato, é preciso investir tempo e energia na organização cuidadosa e periódica do seu negócio. E não se trata somente de garantir a saúde e a sustentabilidade da sua empresa – dois pontos fundamentais para que ela se mantenha – mas também de fazer com que ela se torne competitiva, ofereça diferenciais e consiga se destacar no meio.

Para quem imagina que gerir um consultório é tarefa que se tira de letra graças à bagagem acumulada ao longo da formação e à experiência como médico, a realidade pode ser bem mais desafiadora do que aparenta. Fazer o planejamento estratégico do seu consultório envolve bem mais do que gerenciar custos, investir na satisfação dos seus pacientes, buscar novos clientes e manter a organização da empresa.

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No dia a dia de uma clínica, planejar estrategicamente envolve uma série de fatores e etapas que talvez você nem saiba que existam ou ache dispensáveis. Mas assim como qualquer outra empresa, uma clínica ou consultório precisa estar submetida a cuidados gerenciais básicos e rotineiros, além de garantir diferenciais competitivos para mostrar força no mercado e assegurar seu sucesso.

E não há outra maneira de fazer isso que não investindo na análise contínua dos vários indicadores da empresa e na estipulação de planos que vão fazê-la se manter, melhorar e crescer dia a dia. Para isso, não há segredo nem fórmula mágica. Se você já percebeu na prática – ou antes mesmo de se lançar no mercado – a necessidade do planejamento estratégico para seu consultório, mas não sabe nem por onde começar, não precisa mais se preocupar.

Neste artigo, mostramos um passo a passo para lhe guiar nessa tarefa, Nele, mostramos que, com a ajuda de ferramentas simples, você consegue não só cuidar da administração rotineira do seu negócio, mas também se munir de informações para criar uma cultura da inovação e desenvolvimento permanentes, sempre de olho no futuro, o que vai lhe manter sempre à frente da sua concorrência.

Vem aprender com a expertise da Gestão DS a melhor forma de fazer o planejamento estratégico de um consultório e entender como isso pode transformar a sua empresa!

1 - Estipule metas financeiras

Criar objetivos financeiros é uma etapa essencial que exige, antes de tudo, que você esteja cercado de informações detalhadas. Não adianta focar num objetivo se não se sabe a exata situação atual de uma empresa, sob o risco de se trabalhar com um foco subestimado ou muito além da realidade. Por isso, antes de qualquer plano financeiro futuro, tenha em mãos todos os dados que lhe permitam fazer o diagnóstico do seu negócio. Qual é a média do seu faturamento? Quais são os gastos com insumos? Quanto custa sua folha de pagamento? Qual o total de recursos consumidos com aluguel e manutenção do espaço e equipamentos? Quanto sobra no fim do mês para ser reinvestido? O fluxo de seus pacientes sofre alguma influência sazonal?

Essas são apenas algumas das perguntas básicas que devem ser levadas em consideração na etapa preliminar de um plano financeiro. Afinal, é preciso entender detalhadamente como, quanto e quando sua empresa fatura para estabelecer metas. E aí surge a primeira grande dificuldade que costuma deixar apreensivo quem não tem intimidade com a área de gestão. Com tantas variáveis assim, como é possível fazer esse raio X do negócio?

Se você pensou em uma infinidade de planilhas, números sem fim e cálculos e mais cálculos, não está 100% errado. De fato, para se entender a realidade financeira de uma empresa, é preciso se ater a uma grande quantidade de informações. Mas a complexidade dessa tarefa pode ser simplificada de forma significante com a ajuda do sistema Gestão DS, que consegue fazer toda a coleta e análise desses dados e criar relatórios práticos, personalizados e de fácil interpretação, tudo de forma automatizada.

Com base nessas informações, você consegue ter a real noção da situação financeira do seu consultório, avalia facilmente o desempenho do seu negócio ao longo do tempo e, a partir disso, pode começar a criar novas metas de faturamento e também acompanhá-las cuidadosamente. Com toda essa análise de dados na mão, também é possível analisar quais áreas do seu consultório precisam de atenção especial e o que precisa ser repensado e reformulado para otimizar seus lucros.

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2 - Implemente ações de marketing

Dentro de uma realidade gerencial baseada no planejamento estratégico de um consultório, o marketing precisa ocupar papel de destaque. Ele é o grande protagonista na tarefa de atrair novos pacientes, manter a satisfação dos atuais e estimulá-los a procurar novos serviços. E esta é outra etapa da gestão que costuma ser vista como difícil e complexa. Para quem não tem experiência na área e aposta em fórmulas prontas ou ações pouco estruturadas, a chance de frustração e de pouco retorno é enorme.

Mas o que poucos médicos sabem é que a implementação de estratégias de marketing no consultório pode ser feita de forma prática, descomplicada, personalizada e, melhor ainda, automatizada. Com o auxílio das ferramentas corretas e especificamente criadas para a realidade de consultórios e para as demandas peculiares de pacientes, usar o marketing a seu favor é muito mais simples e eficiente do que você imagina.

Graças às funcionalidades criadas especificamente para permitir a adoção de ações de marketing com base nas necessidades específicas de consultórios e clínicas, o sistema Gestão DS entrega várias soluções possíveis, que vão desde a medição do grau de satisfação dos seus pacientes até a sugestão de novas oportunidades de negócios para potencializar os seus ganhos.

Além disso, com a ajuda da plataforma, você pode trabalhar a fidelização dos seus clientes de forma simples e totalmente automatizada com a ajuda de uma série de funcionalidades que permitem identificar quem são os pacientes que mais retornam e mais lhe recomendam. Fazer o acompanhamento dos tratamentos de forma mais próxima é também outra possibilidade viabilizada pelo sistema, que permite o envio de conteúdos pré-formatados por e-mail com dicas, cuidados e lembretes, fazendo com que eles se sintam cuidados de perto e de forma personalizada.

A partir dessa comunicação mais próxima com o seu público-alvo e da mensuração de feedbacks, as ferramentas de marketing do Gestão DS também oferecem facilidades como o mapeamento de pacientes com maior potencial de retorno financeiro e a identificação de oportunidades com o oferecimento de novos procedimentos. Outra utilidade prática e simples da plataforma é a possibilidade de gerar e-mails automáticos em datas comemorativas, aniversários e sempre que for preciso informar alguma novidade do consultório ou de interesse dos pacientes.

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3 - Otimize sua agenda

Mais do que qualquer outra profissão, a medicina exige uma dinâmica de horários bem organizados e uma rotina regrada para que se consiga dar conta de vários compromissos, muitas vezes em locais diferentes, e respeitar os horários de agendamento das consultas. No meio desse corre-corre, obedecer a uma agenda pode ser uma tarefa extremamente custosa.

Diante de tantas demandas, lançar mão de uma ferramenta que pode ajudar e muito nessa organização não é só uma facilidade, mas uma necessidade. Essa otimização é uma das partes essenciais do planejamento estratégico de um consultório e vai funcionar em duas vias: melhorando o seu atendimento, o que se reflete na satisfação dos seus pacientes (e sua também), e lhe dando mais tempo e tranquilidade para acompanhar a rotina do seu consultório e para pensar em formas de otimizá-lo.

Além de tudo, ter um dia a dia organizado, sem atropelos e previsível é uma grande ajuda na qualidade de vida para o profissional médico.

Na gama de recursos oferecidos pelo Gestão DS, a automação da agenda é de grande utilidade. Com a ferramenta, é possível determinar e setorizar cada tipo de atendimento com critérios apontados por você e sincronizar tudo, em tempo real e de forma automática, com os dados do seu celular.

E se as marcações e confirmações de consultas já foram o grande calo dos consultórios, isso ficou para trás. Com as ferramentas de agendamento on-line a partir do preenchimento de alguns dados no seu site e o lembrete de consulta por mensagem de texto ou e-mail, seus pacientes contam com muito mais facilidade e comodidade.

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4 – Crie metas de atendimento e de qualidade

Calcular quantas consultas e procedimentos são necessários para garantir o faturamento pretendido, acompanhar a média de atendimentos e analisar como e quanto é possível crescer e aumentar a lucratividade virou tarefa simples. Com a ajuda de gráficos intuitivos e de planilhas práticas oferecidas pelo Gestão DS, o profissional médico consegue visualizar facilmente o desempenho do seu trabalho e com isso, ter ferramentas potentes para fazer o planejamento estratégico do consultório.

Com base no resumo e na análise desses dados, você consegue facilmente estabelecer metas de atendimento e otimizar o seu tempo, seja estendendo seu horário em algum dia na semana, seja concentrando procedimentos em datas específicas. A partir da observação dos indicativos do seu consultório, você consegue planejar de maneira consciente as melhorias pretendidas e acompanhar a execução do que foi estipulado.

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E como buscar a qualidade deve ser um trabalho permanente em um serviço que depende da satisfação das pessoas, especialmente na realidade de um consultório médico, os cuidados com sua clientela precisam ser tratados como prioridade. Foi com essa intenção que o time do Gestão DS desenvolveu uma ferramenta exclusiva que permite acompanhar virtualmente a sua sala de espera, informando não só quais pacientes estão aguardando a consulta, mas também por quanto tempo.

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Além de fazer esse monitoramento, a funcionalidade é extremamente útil para que o médico acompanhe e otimize a qualidade do atendimento por também fornecer os dados dos pacientes na fila. Com isso, antes mesmo de eles entrarem na sala de consultas, é possível acessar prontuário e histórico, relembrar queixas e tratamentos e recebê-lo já munido de informações importantes. Assim, você mostra atenção e cuidado individualizado com seu paciente e consegue otimizar a qualidade do seu atendimento sem esforço.

Agora que você já aprendeu o caminho para otimizar o planejamento estratégico do seu consultório, que tal conferir as soluções para a administração financeira oferecidas pelos Gestão DS que podem lhe ajudar nessa tarefa e facilitar (e muito!) a sua rotina? 

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